Tegnestuen har begået en kreativ genistreg. Alle ingeniører, teknikere, konsulenter og øvrige interessenter er indkaldt og byggeprojektet står overfor at skulle realiseres. Målet er defineret og skitseret fra alle vinkler og kanter på tegnebrættet og nu gælder det om at holde tungen lige i munden! For at byggedrømmen virkelig bliver en drøm og ikke et mareridt, stilles der store krav til god projektledelse, når arkitekturen skal overholde alle regler og love, budgetter og deadlines. Denne guide indeholder gode råd og information om hvilke processer, der er vigtige at have fokus på, når projektet skal planlægges. For den gode planlægning er nøglen til at få ført byggedrømmen ud i livet med succes.
Den gode projektleder realiserer arkitekturens potentialer
Der gennemføres dagligt byggeprojekter i lille og stor målestok over alt i Danmark. Lige fra opførelsen af en ny carport, til renovering af en villas overetage til byggeriet af et nyt virksomhedsdomicil. Uanset byggeprojektets størrelse, omfang og kompleksitet kræver opgaven god projektledelse og projektstyring gennem alle processer. Det stiller nogle specifikke krav til projektlederen, som skal besidde en lang række kompetencer, samt have en bred teknisk og praktisk viden og erfaring for at styre projektet sikkert i mål.
Når arkitekten påtager sig rollen som leder af projektgruppen, skal han dermed også være i stand til at tage de mange forskellige kasketter på i rollen som projektleder. Det er vigtigt, at han er professionel og disciplineret og tillægger hvert fokusområde lige stor opmærksomhed, da nedprioriterede områder med størst sandsynlighed vil påvirke de øvrige aktiviteter og få betydning for det endelig mål.
For det første skal projektlederen både være igangsætteren og afslutteren. Og for at gennemføre alt derimellem er en række egenskaber afgørende for forløbet. Projektets leder skal være målrettet, vedholdende og struktureret. Han skal have gode kommunikations- og samarbejdsevner, da han er ansvarlig for kontakten med projektets involverede interessenter under alle byggeriets faser. Arbejdsopgaverne er bl.a. at sikre kvalitet, opfølgning og han er ligeledes ansvarlig for overholdelse af alle aftaler, budgetter og tidsplaner i forhold til byggeriet.
For at gennemføre god projektledelse indenfor arkitektur er der en række gode retningslinjer og processer at følge, så projektet guides godt igennem alle faser.
- I første fase skal projektet idéudvikles. Muligheder og potentialer identificeres og klarlægges og der foretages en grundig analyse af behov og realistiske løsninger.
- I planlægningsfasen defineres projektet i detaljer, organiseringen og styringen formuleres og endelige mål, grænser og tidsplan aftales. Denne fase er særligt vigtig, da planlægningen af projektets udførelse er altafgørende for forløbet og resultatet i sidste ende.
- Under gennemførelsen af projektet er det projektlederens opgave at sørge for at alle milepæle realiseres indenfor aftalt tid og indenfor de økonomiske rammer. I denne fase er koordinering mellem alle involverede parter og interessenter et vigtigt succeskriterie for at nå endeligt i mål. Det er projektlederens ansvar at sørge for at alle dele af byggeriet opfylder gældende krav. Det kan være nødvendigt i denne fase at stoppe op i processen og vende tilbage til planlægningsfasen eller idéfasen, hvis der opstår problemer undervejs, som kræver at der tages beslutninger på et nyt grundlag.
- Ved afslutningen og overdragelsen af et projekt, når byggeriet står færdigt, er evalueringsfasen uvurderlig. Her gennemgås projektets udfordringer og alle processer undersøges grundigt for at kunne indsamle viden og erfaring til brug for identificering af forbedringspotentialer og optimering i fremtidige projekter.
Når arkitektur taber til bureaukrati – sådan kan god projektledelse få projektet i mål
I rollen som projektleder er det desuden arkitektens ansvar at sørge for at overholde alle krav fra myndighedernes side. Der skal indhentes korrekte tilladelser fra kommunalt regi og her er der mange paragraffer at holde styr på. Men ikke desto mindre er dette en af de vigtigste opgaver, da byggeri uden korrekte tilladelser kan medføre betydelige forsinkelser og i værste fald sætte en endelig stopper for et byggeprojekt med krav om nedrivning, uanset hvor langt byggeriet er nået og hvor grundigt det øvrige projektarbejde ellers er gjort.
Kompetent og god projektledelse skal desuden være omstillingsparat og under hele processen øjne de interne og eksterne udfordringer, som projektet støder på. Det kan være uforudsete bygningsforhold, som dukker op undervejs og som skaber problemer for den planlagte, praktiske udførelse. Det kan være ændringer i love og regler, som betyder at myndighederne involverer sig i projektet, hvilket kan være fordyrende og betyde forsinkelser. Den erfarne projektleder har taget højde for, at der kan opstå uventede situationer, som der skal tages stilling til for at gennemføre projektet under optimale forhold. Lederen skal løbende kunne redefinere projektet om nødvendigt, ved pludseligt opståede ændringer, som kan påvirke arkitekturens endelige potentiale.
Med god og velovervejet projektledelse kan arkitekturens bedste ideer blive ledt fra tegnebrættet og ført ud i livet i et succesfuldt samarbejde for alle parter.
